Werbung in eigener Sache: kitelefonassistent.net ist unser eigenes Projekt. Das Portal und diese Seite haben denselben Betreiber. Auf dem Portal gibt es gekennzeichnete Partnerlinks, unter anderem zu fonio und SpeakKI. In diesem Beitrag steht ein Partnerlink zu fonio, gekennzeichnet als Werbelink. Bei einem Abschluss darüber erhalten wir eine Provision, für dich ändert sich der Preis nicht. Der Beitrag erklärt die Lage allgemein und ist keine Rechtsberatung. Anbieterangaben laut Portal, Stand 26. Oktober 2026.
Bei SpeakKI und fonio.ai haben wir uns hier vor allem die Funktionen angesehen: Kalender, Transkript, Schnittstellen. Eine Frage kam dabei zu kurz. Was passiert eigentlich technisch mit einem Anruf, und welche Firmen sind daran beteiligt? Auf unserem neuen Portal kitelefonassistent.net gibt es dazu einen eigenen Datenschutz-Check, aus dem wir hier die technischen Punkte herausziehen.
Beispiel zum Ausprobieren: KI-Telefonassistent mit fonio
Wie sich ein KI-Telefonassistent am Telefon anhört, kannst du mit fonio kostenlos selbst testen. fonio baut aus der Adresse deiner Website in wenigen Minuten einen Beispiel-Assistenten, den du direkt anrufen kannst. Erstelle deinen Beispiel-Assistenten bei fonio (Werbelink). Wie fonio im Vergleich mit anderen Anbietern abschneidet, steht auf kitelefonassistent.net im fonio-Profil.
Ein Anruf, vier Verarbeitungsschritte
Ein KI-Telefonassistent ist selten ein einzelnes System. Der Anruf läuft zuerst über einen Telefonanbieter. Dann wandelt eine Spracherkennung das Audiosignal in Text um. Ein Sprachmodell versteht das Anliegen und formuliert die Antwort. Eine Sprachausgabe macht daraus wieder Ton. Diese vier Bausteine liegen oft bei verschiedenen Firmen, und jede davon verarbeitet personenbezogene Daten.
Welche Daten dabei entstehen
- Rufnummer und Verbindungsdaten wie Zeitpunkt und Dauer
- die Stimme als Audiosignal für die Spracherkennung
- der Gesprächsinhalt mit Name, Anliegen, Wunschtermin oder Kundennummer
- Transkript und Zusammenfassung, die an dein Team oder dein CRM gehen
- gegebenenfalls eine Audioaufzeichnung
Zwei Feinheiten finden wir technisch interessant. Erzählt ein Anrufer von Beschwerden oder Medikamenten, sind das Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO, und das passiert auch außerhalb von Arztpraxen. Die Stimme allein ist dagegen kein biometrisches Datum. Dazu wird sie nach Art. 4 Nr. 14 DSGVO erst, wenn ein System sie zur eindeutigen Identifizierung auswertet, etwa bei einer Stimm-Authentifizierung. Ein normaler Telefonassistent macht das nicht.
Server in Deutschland ist nur die halbe Antwort
Fast jeder Anbieter wirbt mit einem Serverstandort. Der Speicherort sagt aber nichts darüber, wo Spracherkennung und Sprachmodell rechnen. In der Auswertung des Portals über 39 Anbieter haben nur zwei ausdrücklich keine Dienstleister mit US-Sitz: VITAS mit der Open Telekom Cloud und smao mit eigener Cloud und selbst betriebenen Sprachmodellen. Die meisten anderen nutzen mindestens einen US-Konzern, oft mit EU-Region.
Unzulässig ist das nicht automatisch. Für zertifizierte US-Firmen gibt es seit Juli 2023 das EU-US Data Privacy Framework, und ob ein Dienstleister zertifiziert ist, lässt sich auf dataprivacyframework.gov nachsehen. Unser Tipp für die Praxis: Lass dir die Liste der Unterauftragsverarbeiter geben und prüfe jeden Eintrag. Das ist etwas Lesearbeit, sagt aber mehr als jede Werbeaussage.
Sieben Pflichten in einer Tabelle
| Pflicht | Grundlage | Am Telefon heißt das |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | Art. 6, ggf. Art. 9 DSGVO | Zweck vorher festlegen, etwa Terminbuchung oder Rückruf |
| Information | Art. 13 DSGVO | kurze Ansage plus Datenschutzerklärung |
| Auftragsverarbeitung | Art. 28 DSGVO | AV-Vertrag, Subprozessorliste prüfen |
| Verzeichnis | Art. 30 DSGVO | Assistent als eigene Verarbeitung eintragen |
| Sicherheit | Art. 32 DSGVO | Zugriffsrechte, Löschfristen, Verschlüsselung |
| Folgenabschätzung | Art. 35 DSGVO | bei KI im Kundenkontakt regelmäßig prüfen |
| Drittlandtransfer | Art. 44 ff. DSGVO | US-Dienstleister nur mit Transfergrundlage |
Dazu kommt seit dem 2. August 2026 der KI-Hinweis nach Art. 50 der KI-Verordnung. Anrufer müssen erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist.
Aufzeichnung bewusst einschalten
Das heikelste Detail ist die Audioaufzeichnung. Das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar. Technisch lohnt deshalb die Frage, ob ein Dienst Audio speichert oder nur transkribiert, und ob sich das pro Assistent abschalten lässt. Für die meisten Abläufe reicht ein Transkript.
Den vollständigen Check mit Rechtsgrundlagen, Anbietervergleich und Checkliste vor dem Start findest du im Datenschutz-Ratgeber auf kitelefonassistent.net. Wie das Portal Anbieter insgesamt bewertet, steht auf kitelefonassistent.net direkt auf der Startseite.